Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu và ký bằng chữ ký điện tử. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 (hiệu lực 01/07/2024) và Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng điện tử ký bằng chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy. Bài viết giải thích điều kiện để hợp đồng điện tử có giá trị, các mức chữ ký, quy trình ký với đối tác không có chữ ký số, chi phí và những lưu ý khi tranh chấp.
1. Khi nào hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý?
- Nội dung hợp đồng được lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu có thể truy cập, sử dụng được để tham chiếu.
- Các bên ký bằng chữ ký điện tử phù hợp: chữ ký số (an toàn nhất) hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm theo thỏa thuận.
- Có dấu thời gian và lưu vết quá trình ký để chứng minh thời điểm và tính toàn vẹn.
- Một số hợp đồng cần công chứng, đăng ký (bất động sản) vẫn phải theo thủ tục riêng.
2. Ba mức chữ ký trên hợp đồng điện tử
| Mức | Cách ký | Giá trị | Dùng khi |
|---|
| Chữ ký số công cộng | USB token, HSM hoặc Remote do CA cấp phép | Cao nhất, tương đương chữ ký tay + con dấu | Hợp đồng mua bán, dịch vụ, lao động giá trị lớn |
| Chữ ký điện tử bảo đảm (OTP, xác thực CCCD) | Mã OTP qua SMS/email, eKYC | Có giá trị khi các bên thỏa thuận và hệ thống lưu vết | Đối tác cá nhân, hợp đồng giá trị nhỏ |
| Ký ảnh | Chèn hình chữ ký | Thấp, chỉ xác nhận hình thức | Biên bản nội bộ |
3. Quy trình ký hợp đồng điện tử trên KKVAT eContract
- Tải mẫu hợp đồng (Word/PDF) hoặc chọn mẫu có sẵn; điền thông tin các bên.
- Chỉ định luồng ký: ai ký trước, ký bằng chữ ký số hay OTP, vị trí ký, hạn ký.
- Hệ thống gửi email/Zalo cho các bên; đối tác mở link, xem hợp đồng và ký (không cần cài phần mềm).
- Hoàn tất: hợp đồng được đóng dấu thời gian, lưu trữ, các bên tải bản có chữ ký số và mã xác thực.
- Quản lý: tìm theo đối tác, trạng thái, nhắc gia hạn; tích hợp API với phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử.
4. Chi phí
KKVAT eContract tính theo số hợp đồng, không giới hạn thời gian: 50 hợp đồng 1.045.000 ₫, 100 hợp đồng 1.595.000 ₫, 500 hợp đồng 5.500.000 ₫; khởi tạo miễn phí, bảo trì 500.000 ₫/năm. Xem bảng giá hợp đồng điện tử. Đối tác chưa có chữ ký số có thể ký OTP hoặc được KKVAT cấp chữ ký số Remote trong 30 phút.
5. Lưu ý để hợp đồng điện tử đứng vững khi tranh chấp
- Ghi rõ trong hợp đồng việc các bên đồng ý giao dịch điện tử và hình thức chữ ký sử dụng.
- Lưu bản gốc có chữ ký số và nhật ký ký (IP, thời gian, OTP) ít nhất 10 năm.
- Dùng dấu thời gian của tổ chức được cấp phép để chống sửa đổi.
- Với hợp đồng lao động, gửi bản ký số cho người lao động qua email đã đăng ký.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng điện tử có được cơ quan thuế chấp nhận làm chứng từ không?
Có, hợp đồng ký số hợp lệ là chứng từ kế toán điện tử; khi kiểm tra xuất trình file gốc và kết quả kiểm tra chữ ký.
Có thể ký trên điện thoại không?
Có, với chữ ký số Remote hoặc OTP; USB token cần máy tính.
Bên kia ở nước ngoài ký được không?
Được, ký OTP hoặc chữ ký số nước ngoài được công nhận theo thỏa thuận; KKVAT tư vấn theo từng trường hợp.