HOTLINE: 0898.332.333 hoadon@kkvat.com.vn
Trang chủ / Hỗ trợ

Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế và gửi tbss

Hướng Dẫn Lập Hóa Đơn Thay Thế Theo Thông Tư 78

Trình hướng dẫn này sẽ giúp bạn thực hiện các thao tác lập hóa đơn thay thế theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC trên phần mềm KKVAT.

Lưu ý quan trọng: Trước khi thực hiện lập hóa đơn thay thế, hãy đảm bảo bạn đã có đầy đủ thông tin về hóa đơn gốc cần thay thế và lý do thay thế theo đúng quy định pháp luật.

HƯỚNG DẪN LẬP HÓA ĐƠN THAY THẾ THEO THÔNG TƯ 78

Quy Định Pháp Lý Theo Thông Tư 78

Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về hóa đơn thay thế được áp dụng trong các trường hợp:

  • Hóa đơn điện tử đã lập nhưng chưa gửi cho người mua
  • Hóa đơn có sai sót về thông tin không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế
  • Cần điều chỉnh, thay đổi thông tin trên hóa đơn đã lập

Thời hạn lập hóa đơn thay thế: Trước thời điểm lập báo cáo thuế của kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn cần thay thế.

Mục Lục Hướng Dẫn

ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG HÓA ĐƠN THAY THẾ

1
Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho người mua - Áp dụng cho trường hợp phát hiện sai sót trước khi gửi hóa đơn.
2
Sai sót không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế - Các thông tin sai không làm thay đổi số thuế phải nộp.
3
Thực hiện trong kỳ tính thuế - Phải lập hóa đơn thay thế trước thời điểm lập báo cáo thuế của kỳ phát sinh.
4
Tuân thủ mẫu hóa đơn - Hóa đơn thay thế phải được lập theo đúng mẫu quy định.
Lưu ý quan trọng: Hóa đơn thay thế phải ghi rõ "Hóa đơn thay thế cho hóa đơn số... ký hiệu... ngày..." và nêu rõ lý do thay thế.
1
Truy cập danh sách hóa đơn
B1
Đăng nhập vào phần mềm KKVAT và chọn mục QUẢN LÝ HÓA ĐƠN trên thanh menu bên trái.
B2
Nhấn chọn Danh sách Hóa đơn để truy cập vào danh sách hóa đơn đã lập.
B3
Sử dụng bộ lọc để tìm hóa đơn cần thay thế (từ ngày, đến ngày, số hóa đơn, MST/Khách hàng, trạng thái…).
B4
Nhấn nút Tìm kiếm để hiển thị danh sách hóa đơn theo điều kiện lọc.
B5
Tại danh sách hóa đơn, bấm vào biểu tượng 3 chấm (tác vụ) ở dòng hóa đơn cần thay thế.
B6
Chọn Thay thế hóa đơn để bắt đầu quy trình.
Giao diện danh sách hóa đơn
Mẹo: Bạn có thể sử dụng các bộ lọc nâng cao để tìm kiếm hóa đơn nhanh hơn. Lưu ý chỉ những hóa đơn chưa gửi mới có thể thay thế.
2
Nhập thông tin thay thế
B1
Nhập Tên người đại diện của bên mua theo đúng thông tin chính xác.
B2
Nhập Chức vụ của người đại diện.
B3
Nhập Lý do thay thế theo quy định tại Thông tư 78.
B4
Nhập Nội dung sau khi thay thế (nội dung chính xác cần điều chỉnh).
B5
Nhấn nút Lưu hóa đơn để hoàn tất thay thế.
Giao diện nhập thông tin thay thế
Ví dụ về lý do thay thế theo TT78: "Sai địa chỉ đơn vị mua hàng", "Sai tên người đại diện", "Sai mã số thuế người mua", "Sai thông tin hàng hóa, dịch vụ không ảnh hưởng đến số thuế".
3
Kiểm tra hóa đơn thay thế
B1
Quay lại menu chính và chọn mục QUẢN LÝ HÓA ĐƠN.
B2
Nhấn chọn Danh sách Hóa đơn để mở danh sách hóa đơn đã lập.
B3
Tại danh sách, quan sát cột Hóa đơn liên quan để kiểm tra trạng thái thay thế.
Giao diện danh sách hóa đơn thay thế
Hệ thống sẽ hiển thị dòng chữ "Thay thế: …" kèm theo số ký hiệu, số hóa đơn thay thế khi hóa đơn đã được thay thế thành công.
4
Chỉnh sửa hóa đơn thay thế
B1
Truy cập vào hóa đơn thay thế và sửa lại Thông tin đúng theo yêu cầu.
B2
Kiểm tra kỹ tất cả thông tin trên hóa đơn thay thế trước khi ký.
B3
Sau đó thực hiện Lưu và ký phát hành hóa đơn như quy trình lập hóa đơn thông thường.
Giao diện chỉnh sửa hóa đơn thay thế
Lưu ý quan trọng: Đảm bảo tất cả thông tin đã được kiểm tra kỹ trước khi ký và phát hành hóa đơn thay thế. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ là "Hóa đơn thay thế".
5
Gửi thông báo sai sót
B1
Tại màn hình chính, nhập khoảng thời gian Từ ngày – Đến ngày để lọc danh sách hóa đơn thay thế.
B2
Trong menu bên trái, chọn QUẢN LÝ HÓA ĐƠN → Hóa đơn Thay thế để xem danh sách các hóa đơn đã thay thế.
B3
Tại danh sách hóa đơn, nhấn nút Gửi TBSS – Thay thế để gửi thông báo sai sót lên cơ quan thuế.
Giao diện danh sách hóa đơn thay thế
👉 Sau khi gửi thành công, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái và kết quả trả về từ Cơ quan thuế. Theo dõi trạng thái để đảm bảo thông báo đã được tiếp nhận.
6
Ký và phát hành hóa đơn thay thế
B1
Trong phần Lý do thay thế, nhập rõ nguyên nhân thay thế hóa đơn theo đúng quy định.
B2
Thực hiện ký số trên hóa đơn thay thế bằng chữ ký số hợp lệ.
B3
Nhấn nút Gửi thông báo để gửi thông báo sai sót lên cơ quan thuế (nếu cần).
Giao diện ký và phát hành hóa đơn
👉 Sau khi ký và phát hành thành công, hệ thống sẽ hiển thị kết quả trả về từ cơ quan thuế, đồng thời cập nhật trạng thái hóa đơn. Hóa đơn thay thế chính thức có hiệu lực.
Lưu ý theo TT78: Hóa đơn thay thế phải được lập và ký số trước thời điểm lập báo cáo thuế của kỳ tính thuế có phát sinh hóa đơn cần thay thế.
7
Hoàn tất quy trình thay thế
B1
Vào menu QUẢN LÝ HÓA ĐƠN để kiểm tra tổng quan.
B2
Chọn mục Hóa đơn Thay thế để xem danh sách đầy đủ.
B3
Xác nhận trạng thái đã hoàn tất của hóa đơn thay thế.
B4
In và lưu trữ hóa đơn thay thế theo quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử.
Giao diện hoàn tất quy trình
Tóm tắt quy trình theo Thông tư 78:
  • Hóa đơn thay thế chỉ áp dụng cho hóa đơn chưa gửi cho người mua
  • Phải ghi rõ "Hóa đơn thay thế" và nêu rõ lý do
  • Thực hiện trong kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn gốc
  • Tuân thủ đúng mẫu hóa đơn điện tử theo quy định
  • Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan
Cần hỗ trợ về thủ tục hóa đơn thay thế? Liên hệ Hotline 0901 866 620 để được tư vấn!
Bước 1/7

Xem thêm

Hướng dẫn xuất hóa đơn phần mền KKVAT