Hướng dẫn ký số trên file PDF bằng Foxit (chi tiết, có ảnh thật)

1. Chuẩn bị trước khi ký

• Phần mềm Foxit (Foxit PhantomPDF hoặc Foxit Reader) đã cài trên máy. Foxit Reader miễn phí và đủ để ký số.
• USB Token (chữ ký số) đã cắm vào máy và driver/Token Manager của nhà mạng đã cài. Xem bài Tải & cài Token Manager tất cả nhà mạng.
• Chứng thư số còn hạn. Kiểm tra hạn trong Token Manager; nếu sắp hết hạn, liên hệ KKVAT gia hạn.
• File PDF cần ký (hợp đồng, công văn… đã ở định dạng .pdf).

2. Các bước ký số file PDF

Bước 1

Mở file PDF và chọn Place Signature

Mở file PDF bằng Foxit. Vào thẻ Protect trên thanh công cụ → nhóm Sign & Certify → bấm Place Signature (Đặt chữ ký).

Thẻ Protect → Sign & Certify → Place Signature: chọn để bắt đầu đặt chữ ký lên file PDF

Mẹo: Nếu không thấy thẻ Protect, dùng Foxit PhantomPDF; với Foxit Reader bản mới, chức năng ký nằm ở thẻ Protect hoặc Fill & Sign.

Bước 2

Khoanh vùng đặt chữ ký và chọn chứng thư số

Con trỏ chuyển thành dấu cộng – kéo một khung chữ nhật tại vị trí muốn đặt chữ ký (thường ở mục “Người bán/Đại diện”). Hộp thoại Sign Document hiện ra:

Hộp thoại Sign Document: (1) chọn đúng chứng thư số của doanh nghiệp trong ô Sign As, (2) bấm Sign để ký

1. Tại ô Sign As (1): chọn đúng chứng thư số của doanh nghiệp/cá nhân (tên hiển thị kèm MST). Nếu danh sách trống, kiểm tra token đã cắm và driver đã cài.
2. Bấm Sign (2). Foxit hỏi nơi lưu – chọn thư mục và đặt tên file đã ký (nên giữ bản gốc, lưu bản ký thành tên mới).
3. Nhập mã PIN của token khi được hỏi để hoàn tất.

3. Chèn logo, dấu đỏ vào chữ ký (tùy chọn)

Để chữ ký trông chuyên nghiệp (có dấu tròn đỏ/logo công ty), trước khi bấm Sign bạn bấm Create để mở Configure Signature Style:

Configure Signature Style: (1) chọn Image, (3) Browse chọn ảnh con dấu/logo (nền trong suốt .png), (2) bỏ tick các ô không muốn hiển thị, (4) OK

1. Chọn kiểu Image (1).
2. Bấm Browse (3) chọn ảnh con dấu/chữ ký (khuyến nghị file PNG nền trong suốt).
3. Bỏ tick các dòng thông tin không muốn hiện (Name, Date, Location…) (2).
4. Bấm OK (4), đặt tên mẫu để lần sau dùng lại, rồi tiếp tục bấm Sign.

4. Kiểm tra chữ ký hợp lệ

Mở file PDF đã ký, nhấp vào khối chữ ký số. Chữ ký hợp lệ khi Foxit báo “Signature is valid” và hiển thị đúng tên, MST, thời gian ký. Nếu báo “validity unknown”, cần thêm chứng thư gốc của nhà cung cấp vào danh sách tin cậy (Trusted Certificates) – thao tác một lần.

5. Lỗi hay gặp

Bài hướng dẫn liên quan

• Khắc phục token / chữ ký số không nhận (lỗi PKCS#11, token không thấy)
• Tải & cài Token Manager tất cả nhà mạng
• Ký số trên file Word
• Ký số trên file Excel

Liên hệ hỗ trợ

Nếu gặp khó khăn trong quá trình sử dụng, vui lòng liên hệ đội ngũ hỗ trợ KKVAT:

Chat Zalo hỗ trợ ngay