KKVAT • Hướng dẫn giải trình hóa đơn điện tử
Hướng dẫn gửi giải trình hóa đơn điện tử
Hướng dẫn thao tác từ danh sách hóa đơn, thiết lập điều kiện lọc, tìm kiếm hóa đơn cần xử lý, chọn chức năng 04/SS-HĐĐT - Giải trình, nhập lý do sai hóa đơn và gửi thông báo.
▶
Video hướng dẫn gửi giải trình hóa đơn điện tử
Xem video hướng dẫn thao tác gửi giải trình thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trên hệ thống KKVAT.
02
Thiết lập điều kiện lọc hóa đơn
Nhập khoảng thời gian cần tra cứu để giới hạn danh sách hóa đơn.
Từ ngày
Nhập ngày bắt đầu (ví dụ: 01/01/2025).
Đến ngày
Nhập ngày kết thúc (ví dụ: 02/09/2025).
03
Thiết lập thêm điều kiện lọc hóa đơn
Ngoài khoảng thời gian, có thể lọc thêm theo thông tin hóa đơn hoặc khách hàng.
Số hóa đơn
Nhập Số hóa đơn cần tìm (ví dụ: 1729).
Các điều kiện khác
Có thể lọc theo MST/Khách hàng, Loại hóa đơn, v.v.
Vị trí trên ảnh Các trường này nằm ở vùng được đánh số 2 và 3 trong ảnh.
04
Nhấn nút “Tìm kiếm”
Thực hiện tìm kiếm sau khi đã nhập đầy đủ các điều kiện cần tra cứu.
Tìm kiếm hóa đơn Sau khi nhập đủ điều kiện, nhấn nút "Tìm kiếm" (đánh số 4) để lọc danh sách hóa đơn theo điều kiện bạn đã nhập.
05
Mở menu thao tác
Chọn đúng dòng hóa đơn cần gửi giải trình trước khi mở menu chức năng.
Thao tác Tại dòng hóa đơn cần gửi giải trình, nhấn vào biểu tượng 3 dấu gạch ngang màu xanh (đánh dấu 5).
06
Chọn “04/SS-HĐĐT - Giải trình”
Mở chức năng giải trình cho hóa đơn đã chọn.
Chọn chức năng giải trình Từ menu hiện ra, chọn dòng "04/SS-HĐĐT - Giải trình" (vùng đánh dấu 6) để bắt đầu tạo giải trình cho hóa đơn đã chọn.
Ghi chú
- Bạn chỉ thấy tùy chọn “Giải trình” khi hóa đơn đang có vấn đề cần giải trình theo quy định của cơ quan thuế.
- Nếu có biểu tượng “Hợp lệ” ở mục “Kết quả cơ quan thuế”, nghĩa là hóa đơn đang được xác nhận bình thường.
07
Nhập lý do sai hóa đơn và gửi thông báo
Nhập nội dung giải trình cho sai sót của hóa đơn trước khi gửi thông báo.
Nhập lý do
VD: Sai địa chỉ người mua hàng. Địa chỉ đúng là: 410 Đường Tân Sơn Nhì, Phường Tân Sơn Nhì, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Gửi thông báo
✓
Các trường hợp phải gửi 04/SS
Các nhóm sai sót được liệt kê trong nội dung hướng dẫn.
1. Sai thông tin người mua
- Sai tên đơn vị, tên cá nhân.
- Sai địa chỉ người mua.
2. Sai thông tin hóa đơn
- Sai ngày lập hóa đơn.
- Sai ký hiệu, mẫu số, số hóa đơn.
- Sai loại hóa đơn (ví dụ: xuất nhầm VAT thành KKVAT).
3. Sai thông tin hàng hóa/dịch vụ
- Sai tên hàng hóa, dịch vụ.
- Sai đơn vị tính, số lượng.
4. Sai hình thức thanh toán
- Ghi nhầm “tiền mặt” thành “chuyển khoản” hoặc ngược lại.
5. Các sai sót khác
Các sai sót khác theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
!
Lưu ý
Một số lưu ý sau khi lập hoặc gửi 04/SS.
- Trường hợp hóa đơn đã lập nhưng chưa cấp mã của cơ quan thuế thì không cần 04/SS, doanh nghiệp có thể hủy và lập lại hóa đơn mới.
- Sau khi gửi 04/SS, tùy theo lỗi sai:
- Có thể lập hóa đơn điều chỉnh (nếu sai số tiền, thuế suất, hàng hóa...).
- Hoặc lập hóa đơn thay thế (nếu sai toàn bộ nội dung).