Từ năm 2026, hộ kinh doanh không còn nộp thuế khoán mà chuyển sang kê khai, và phần lớn hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó hộ bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan Thuế. Bài viết tổng hợp ai bắt buộc, cần chuẩn bị gì, chi phí bao nhiêu và các bước đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh với KKVAT trong 30 phút.
1. Căn cứ pháp lý hộ kinh doanh cần biết
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ; Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn hóa đơn điện tử.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/06/2025) sửa đổi Nghị định 123: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ, siêu thị, vận tải, giải trí…) phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Nghị quyết 198/2025/QH15 và Luật Quản lý thuế sửa đổi: bỏ hình thức thuế khoán từ 01/01/2026, hộ kinh doanh chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế, do đó cần hóa đơn điện tử để ghi nhận doanh thu.
- Quy định mới về hóa đơn điện tử áp dụng từ 01/07/2026: xem bài quy định hóa đơn điện tử mới nhất của KKVAT để cập nhật các điểm thay đổi.
2. Hộ kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử?
| Nhóm hộ kinh doanh | Loại hóa đơn | Ghi chú |
|---|
| Doanh thu từ 1 tỷ/năm, bán trực tiếp cho người tiêu dùng (ăn uống, bán lẻ, dịch vụ) | Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền | Bắt buộc theo Nghị định 70/2025 |
| Hộ kê khai (doanh thu lớn, nhiều lao động, hoặc tự chọn kê khai) | Hóa đơn điện tử có mã cơ quan Thuế | Xuất hóa đơn cho từng lần bán hàng |
| Hộ nhỏ, bán cho doanh nghiệp cần hóa đơn | Hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn theo từng lần phát sinh | Nên đăng ký hóa đơn điện tử để không mất khách doanh nghiệp |
Từ 2026, cơ quan Thuế quản lý doanh thu hộ kinh doanh dựa trên hóa đơn điện tử và dữ liệu thanh toán, vì vậy ngay cả hộ chưa thuộc diện bắt buộc cũng nên chủ động chuyển sang hóa đơn điện tử để tránh bị ấn định doanh thu.
3. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì?
- Chữ ký số đứng tên chủ hộ (chữ ký số cá nhân hoặc HSM). KKVAT cấp trong 30 phút sau khi xác thực CCCD gắn chip, xem bảng giá chữ ký số cá nhân.
- Tài khoản thuế điện tử trên eTax Mobile hoặc thuedientu.gdt.gov.vn (xem hướng dẫn đăng ký trên eTax Mobile).
- Phần mềm hóa đơn điện tử của tổ chức truyền nhận (TVAN) được Tổng cục Thuế công nhận như KKVAT.
- Thiết bị: điện thoại hoặc máy tính; nếu bán lẻ cần thêm máy in bill (KKVAT cung cấp).
- Giấy tờ: giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, CCCD chủ hộ.
4. Chi phí hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
KKVAT có combo dành riêng cho hộ kinh doanh từ 1.400.000 ₫ đã gồm VAT: 799 số hóa đơn máy tính tiền, chữ ký số HSM 1 năm, phần mềm quản lý kho, phần mềm hóa đơn đầu vào vĩnh viễn và tặng 1 năm phần mềm kế toán hộ kinh doanh. Gói Premium 2.000.000 ₫ (3.999 hóa đơn, chữ ký số 2 năm) phù hợp quán ăn, cửa hàng có lượng khách lớn. Mua thêm hóa đơn theo bảng giá chung, chỉ từ 300.000 ₫/100 hóa đơn, không giới hạn thời gian.
5. Các bước đăng ký hóa đơn điện tử với KKVAT
- Gửi ảnh giấy đăng ký hộ kinh doanh và CCCD qua Zalo 0898.332.333.
- KKVAT cấp chữ ký số, tạo tài khoản phần mềm và thiết kế mẫu hóa đơn có tên, địa chỉ, logo của hộ.
- KKVAT nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT lên cơ quan Thuế (xem hướng dẫn). Thuế chấp nhận trong 1 ngày làm việc.
- Hướng dẫn chủ hộ xuất hóa đơn trên điện thoại, in bill có mã QR; kết thúc ngày phần mềm tự tổng hợp gửi Thuế.
- Hỗ trợ kê khai thuế theo quý và đối chiếu doanh thu từ hóa đơn.
6. Lưu ý để không bị phạt
- Không xuất hóa đơn hoặc xuất sai thời điểm bị phạt từ 4–8 triệu đồng/hành vi theo Nghị định 125/2020 (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021).
- Hóa đơn máy tính tiền phải gửi dữ liệu lên Thuế ngay trong ngày; phần mềm KKVAT tự động làm việc này.
- Giữ hóa đơn đầu vào hợp lệ để chứng minh chi phí; phần mềm hóa đơn đầu vào KKVAT tự động tải và kiểm tra rủi ro.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh nhỏ, doanh thu dưới 500 triệu có phải dùng hóa đơn điện tử không?
Chưa bắt buộc dùng hóa đơn máy tính tiền, nhưng từ 2026 kê khai theo doanh thu thực tế nên dùng hóa đơn điện tử giúp chứng minh doanh thu và giữ khách hàng doanh nghiệp.
Không có máy tính có dùng được không?
Được. Phần mềm KKVAT chạy trên điện thoại, chữ ký số HSM ký tự động, không cần cắm USB.
Mất bao lâu để xuất được hóa đơn đầu tiên?
Khoảng 1 ngày làm việc: 30 phút để cấp chữ ký số và tài khoản, còn lại chờ cơ quan Thuế chấp nhận tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Đã có chữ ký số rồi thì mua gói nào?
Mua riêng hóa đơn theo bảng giá chung từ 300.000 ₫/100 hóa đơn; KKVAT đấu nối chữ ký số hiện có miễn phí.