HOTLINE: 0898.332.333 hoadon@kkvat.com.vn
Trang chủ / Hướng dẫn hóa đơn điện tử

HƯỚNG DẪN LẬP VÀ KÝ HÓA ĐƠN THAY THẾ

KKVAT • Hướng dẫn thao tác hóa đơn điện tử

Hướng dẫn lập và ký hóa đơn thay thế

Quy trình đầy đủ từ chọn hóa đơn gốc, nhập thông tin thay thế, chỉnh sửa hóa đơn mới, gửi thông báo sai sót đến ký biên bản thay thế. Bấm trực tiếp vào từng ảnh để xem kích thước lớn.

01

Chọn hóa đơn cần lập thay thế

Tìm đúng hóa đơn đã phát hành có sai sót, mở menu thao tác và chọn chức năng Thay thế hóa đơn.

Bước 1Nhập điều kiện tìm kiếm tại khung Tìm kiếm hóa đơn điện tử.
Bước 2Nhấn Tìm kiếm để hiển thị danh sách hóa đơn phù hợp.
Bước 3Tại dòng hóa đơn cần xử lý, bấm biểu tượng menu thao tác.
Bước 4Chọn đúng chức năng Thay thế hóa đơn.
Bước 5Kiểm tra lại số hóa đơn, khách hàng và trạng thái trước khi tiếp tục.

Lưu ý

  • Chỉ thực hiện thay thế khi hóa đơn đã phát hành có sai sót và cần lập hóa đơn mới.
  • Lưu lại thông tin hóa đơn cũ và hóa đơn thay thế để đối chiếu.
Lọc hóa đơn, mở menu thao tác và chọn chức năng Thay thế hóa đơn.
01. Chọn hóa đơn cần lập thay thế
Mở ảnh gốc
Lọc hóa đơn, mở menu thao tác và chọn chức năng Thay thế hóa đơn.
02

Nhập thông tin thay thế và lưu hóa đơn

Khai báo thông tin đại diện bên mua, lý do thay thế, mẫu số, ký hiệu và nội dung sau khi thay thế.

Thông tin cần nhập

  1. Kiểm tra lại thông tin hóa đơn cần thay thế ở phần đầu màn hình.
  2. Nhập Người đại diện bên mua và Chức vụ bên mua.
  3. Nhập đầy đủ Lý do thay thế (*) theo nghiệp vụ thực tế.
  4. Chọn đúng Mẫu số và Ký hiệu của hóa đơn thay thế.
  5. Nhập Nội dung sau khi thay thế (*).
  6. Nhấn Lưu hóa đơn để ghi nhận thông tin.

Sau khi lưu

Hệ thống ghi nhận thông tin thay thế trên biên bản đính kèm và tự động khởi tạo một hóa đơn thay thế liên quan. Sau đó, truy cập hóa đơn mới để tiếp tục cập nhật thông tin.

Nhập thông tin bắt buộc và lưu dữ liệu lập hóa đơn thay thế.
02. Nhập thông tin thay thế và lưu hóa đơn
Mở ảnh gốc
Nhập thông tin bắt buộc và lưu dữ liệu lập hóa đơn thay thế.
03

Truy cập hóa đơn thay thế để tiếp tục chỉnh sửa

Vào Danh sách hóa đơn, tìm đúng hóa đơn thay thế và mở chức năng chỉnh sửa.

Bước 1Trong menu Quản lý hóa đơn, chọn Danh sách hóa đơn.
Bước 2Nhập điều kiện lọc theo ngày, số hóa đơn hoặc thông tin khách hàng rồi nhấn Tìm kiếm.
Bước 3Kiểm tra cột Hóa đơn liên quan để xác định đúng hóa đơn thay thế.
Bước 4Nhấn biểu tượng Chỉnh sửa tại dòng hóa đơn cần cập nhật.

Lưu ý

  • Chỉ chỉnh sửa hóa đơn thay thế khi hóa đơn đang ở trạng thái cho phép chỉnh sửa.
  • Kiểm tra đúng mã số thuế, khách hàng và hóa đơn liên quan trước khi mở.
Tìm hóa đơn thay thế trong Danh sách hóa đơn và mở chức năng Chỉnh sửa.
03. Truy cập hóa đơn thay thế để tiếp tục chỉnh sửa
Mở ảnh gốc
Tìm hóa đơn thay thế trong Danh sách hóa đơn và mở chức năng Chỉnh sửa.
04

Cập nhật nội dung và lưu hóa đơn thay thế

Cập nhật thông tin khách hàng, hàng hóa, dịch vụ và chọn nút lưu phù hợp trước khi phát hành.

Các nội dung cần rà soát

  1. Kiểm tra thông tin hóa đơn và đơn vị phát hành ở phần đầu màn hình.
  2. Cập nhật Mã số thuế và Thông tin khách hàng.
  3. Kiểm tra hoặc bổ sung địa chỉ, e-mail và hình thức thanh toán.
  4. Rà soát Danh sách hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất và tính chất.
  5. Bảo đảm thông tin mới phản ánh đúng nội dung cần thay thế.

Chọn cách lưu

Có thể chọn Lưu & Xem hóa đơn để lưu và kiểm tra bản xem trước, hoặc chọn Lưu hóa đơn để lưu dữ liệu. Sau khi lưu, tiếp tục rà soát toàn bộ nội dung trước khi ký phát hành.

Cập nhật khách hàng, hàng hóa, dịch vụ và lưu hóa đơn thay thế.
04. Cập nhật nội dung và lưu hóa đơn thay thế
Mở ảnh gốc
Cập nhật khách hàng, hàng hóa, dịch vụ và lưu hóa đơn thay thế.
05

Chọn biên bản thay thế và mở chức năng gửi TTSS

Truy cập danh sách biên bản thay thế, tìm đúng hồ sơ và mở màn hình gửi thông báo sai sót lên cơ quan thuế.

Bước 1Trong menu Quản lý hóa đơn, vào mục Biên bản Thay thế hóa đơn.
Bước 2Nhập điều kiện lọc và nhấn Tìm kiếm.
Bước 3Kiểm tra đúng hóa đơn thay thế cần gửi.
Bước 4Nhấn nút Gửi TTSS-Thay thế để mở màn hình lập thông báo gửi cơ quan thuế.

Lưu ý

  • Thao tác này dùng để gửi thông báo sai sót hoặc tờ khai điện tử lên cơ quan thuế.
  • Cần chọn đúng biên bản thay thế trước khi gửi.
Chọn biên bản thay thế và mở chức năng Gửi TTSS-Thay thế.
05. Chọn biên bản thay thế và mở chức năng gửi TTSS
Mở ảnh gốc
Chọn biên bản thay thế và mở chức năng Gửi TTSS-Thay thế.
06

Nhập lý do và gửi thông báo sai sót

Điền đầy đủ lý do, rà soát dữ liệu và gửi tờ khai điện tử lên cơ quan thuế.

Trình tự thực hiện

  1. Kiểm tra lại thông tin thông báo và chi tiết hóa đơn.
  2. Tại trường Lý do (*), nhập nội dung sai sót hoặc nội dung cần thông báo.
  3. Rà soát phương thức ký, mẫu số thông báo, cơ quan thuế và dữ liệu hóa đơn.
  4. Nhấn Gửi thông báo để gửi tờ khai điện tử lên cơ quan thuế.

Yêu cầu bắt buộc

Trường Lý do (*) không được để trống. Nội dung gửi phải đúng với hồ sơ sai sót thực tế. Sau khi gửi, theo dõi trạng thái tiếp nhận và kết quả xử lý của cơ quan thuế.

Nhập lý do bắt buộc và nhấn Gửi thông báo lên cơ quan thuế.
06. Nhập lý do và gửi thông báo sai sót
Mở ảnh gốc
Nhập lý do bắt buộc và nhấn Gửi thông báo lên cơ quan thuế.
07

Ký biên bản thay thế hóa đơn

Mở biên bản thay thế, thực hiện ký xác nhận của bên bán và bên mua để hoàn tất hồ sơ.

Bước 1Tại danh sách hóa đơn thay thế, bấm biểu tượng Biên bản Thay thế hóa đơn.
Bước 2Đại diện bên bán kiểm tra thông tin, chọn chữ ký số và nhấn Ký xác nhận.
Bước 3Sau khi bên bán ký, đại diện bên mua kiểm tra và nhấn Ký xác nhận.
Bước 4Khi cả hai bên đã ký, biên bản được hoàn tất và lưu trữ trên hệ thống.

Kiểm tra trước khi ký

  • Đối chiếu số hóa đơn bị thay thế, số hóa đơn thay thế, ngày hóa đơn, mã số thuế và lý do thay thế.
  • Chỉ hoàn tất hồ sơ khi chữ ký của hai bên hiển thị đúng trạng thái.
Ký xác nhận biên bản thay thế hóa đơn của bên bán và bên mua.
07. Ký biên bản thay thế hóa đơn
Mở ảnh gốc
Ký xác nhận biên bản thay thế hóa đơn của bên bán và bên mua.
Hoàn tất quy trình: Sau khi lập và lưu hóa đơn thay thế, cần kiểm tra trạng thái gửi cơ quan thuế, kết quả xử lý và tình trạng ký biên bản của hai bên trước khi lưu hồ sơ.

Xem thêm

Giới thiệu chi tiết tính năng hệ thống hóa đơn điện tử KKVAT

Hướng dẫn Nộp Mẫu 01/ĐKT-HĐ (Thông báo phát hành hóa đơn KKVAT)

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử KKVAT

Hướng dẫn gửi 04/SS-HĐĐT phần mền KKVAT

Hướng dẫn cài Tool ký hóa đơn điện tử KKVAT (kkvatsign)

Hướng dẫn đồng bộ hóa đơn đầu vào

Hướng dẫn tạo hóa đơn điều chỉnh

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG QUẢN LÝ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Cách chỉnh thời gian, format, ngày, giờ trên máy tính Windows 10, 11 khi bị sai

Hướng dẫn xuất hóa đơn GTGT

Hướng dẫn sử dụng eTax Mobile - Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) qua TVAN

Hướng dẫn kiểm tra kết quả Nộp Mẫu 01/ĐKT-HĐ (Thông báo phát hành hóa đơn)

Hướng dẫn kiểm tra và xác nhận sinh trắc học

Kết xuất hóa đơn mua vào ra file excel từ tct

Inport nội dung excel vào hóa đơn

Kết xuất hóa đơn ra file excel

Hướng dẫn lấy lại mật khẩu hóa đơn đầu vào

CÔNG TY TNHH SOFT WARE KK VAT
Mã số thuế : 0313963672
Trụ sở : 72/20/5 Dương Cát Lợi, Khu phố 4, Xã Nhà Bè, TP Hồ Chí Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN KKVAT
Mã số thuế : 0318871104
Trụ sở : 28/2A Đường số 6, Phường Cát Lái, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 0898.332.333


Hóa đơn điện tử KKVAT-invoice

 
 
Hỗ trợ khách hàng 24/7 Tư vấn nhanh trong quá trình sử dụng
Vận hành ổn định & an toàn Đồng hành cùng doanh nghiệp lâu dài

Khám phá

Sản phẩm
Bảng giá

Đăng ký tư vấn

Hãy để lại số điện thoại và nội dung cần hỗ trợ. KKVAT sẽ liên hệ lại với bạn trong thời gian sớm nhất.

Thông tin được sử dụng để KKVAT liên hệ và hỗ trợ yêu cầu của bạn.
© 2026 KKVAT. All rights reserved.
Bảo mật Hỗ trợ 24/7 Hóa đơn điện tử