HOTLINE: 0898.332.333 hoadon@kkvat.com.vn
Trang chủ / Hướng dẫn hóa đơn điện tử

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG QUẢN LÝ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÓA ĐƠN & BÁN HÀNG KKVAT

Hướng dẫn sử dụng tính năng quản lý thương mại điện tử

Tài liệu này giúp người dùng dễ dàng kết nối gian hàng, quản lý đơn hàng tập trung từ các sàn TikTok Shop, Shopee, Lazada và tự động tạo hóa đơn bán hàng nhanh chóng.

Kết nối gian hàngHỗ trợ TikTok Shop, Shopee và Lazada.
Quản lý tập trungTheo dõi, tìm kiếm, đồng bộ và xuất Excel đơn hàng TMĐT.
Tạo hóa đơnLập hóa đơn từng đơn hoặc gộp nhiều đơn hàng thành một hóa đơn.
01

1. Kết nối và quản lý gian hàng (Shop)

Vào trang Liên kết sàn Thương mại điện tử.

Các bước thực hiện:

  1. Bước 1: Chọn sàn cần liên kết: Tại giao diện “Liên kết sàn Thương mại điện tử”, chọn sàn TikTok Shop, Shopee hoặc Lazada và bấm nút “+ Thêm gian hàng”.
Hình 1: Chọn sàn TikTok Shop, Shopee hoặc Lazada và bấm “+ Thêm gian hàng”.
Hình 1. Giao diện Liên kết sàn Thương mại điện tử
Mở ảnh gốc
Giao diện Liên kết sàn Thương mại điện tử
  1. Bước 2: Đăng nhập và ủy quyền trên Sàn: Hệ thống sẽ chuyển hướng bạn sang trang đăng nhập chính thức của Sàn thương mại điện tử tương ứng:
  1. Bước 3: Hoàn tất ủy quyền: Sau khi đăng nhập và ấn “Ủy quyền” thành công, tên gian hàng sẽ hiển thị trong danh sách tại KKVAT với trạng thái “Hoạt động” (màu xanh).
02

2. Quản lý và tìm kiếm đơn hàng TMĐT

Vào trang Quản lý Đơn hàng TMĐT để theo dõi toàn bộ đơn hàng phát sinh từ tất cả các sàn thương mại điện tử đã kết nối.

2.1 Giao diện tổng quan và Bộ lọc tìm kiếm thông minh

Lọc theo Sàn thương mại: Cho phép chọn xem tất cả sàn hoặc lọc riêng đơn hàng của Shopee, TikTok Shop, Lazada.
Lọc theo Shop: Lọc danh sách đơn hàng theo từng gian hàng cụ thể.
Lọc theo Khoảng thời gian: Chọn Từ ngày ... Đến ngày để tra cứu đơn hàng trong khoảng thời gian mong muốn (hỗ trợ tra cứu lên tới 90 ngày).
Nút Đặt lại: Khôi phục bộ lọc về trạng thái mặc định ban đầu.
Nút Tìm kiếm: Tải dữ liệu danh sách đơn hàng thỏa mãn các điều kiện lọc.
Nút Đồng bộ: Chủ động kích hoạt hệ thống lấy dữ liệu đơn hàng mới nhất từ các sàn về KKVAT.
Nút Xuất Excel: Xuất toàn bộ danh sách đơn hàng ra tệp Excel phục vụ đối soát và báo cáo.
Hình 5: Bộ lọc tìm kiếm, danh sách đơn hàng và các nút Đặt lại, Tìm kiếm, Đồng bộ, Xuất Excel.
Hình 5. Giao diện Quản lý Đơn hàng TMĐT
Mở ảnh gốc
Giao diện Quản lý Đơn hàng TMĐT

2.2 Chi tiết các Cửa sổ chức năng trên trang

Trang Quản lý Đơn hàng TMĐT được trang bị các cửa sổ chức năng (Modal) giúp nâng cao trải nghiệm vận hành:

A. Cửa sổ Lọc Trạng thái Đơn hàng Chi tiết

Mục đích: Cho phép lọc chính xác đơn hàng theo từng trạng thái chi tiết của từng sàn khác nhau (ví dụ: Shopee - Thanh toán đã chuyển thành công, TikTok Shop - AWAITING_SHIPMENT, Lazada - ready_to_ship...).

Cách dùng: Nhấp vào ô “Trạng thái đơn” trên bộ lọc, tích chọn các trạng thái muốn tìm và bấm “Áp dụng bộ lọc”.

Hình 6: Chọn trạng thái đơn theo từng sàn và bấm “Áp dụng bộ lọc”.
Hình 6. Cửa sổ Lọc Trạng thái Đơn hàng Chi tiết
Mở ảnh gốc
Cửa sổ Lọc Trạng thái Đơn hàng Chi tiết

B. Cửa sổ Chi tiết Đơn hàng (Modal Order Detail):

Mục đích: Xem thông tin chi tiết đầy đủ của 01 đơn hàng cụ thể bao gồm: Tên khách hàng, ngày đặt, trạng thái đơn, danh sách sản phẩm, số lượng, đơn giá, phí dịch vụ và tiền xuất hóa đơn.

Cách dùng: Bấm biểu tượng Chi tiết (Hình con mắt) tại dòng đơn hàng tương ứng trong bảng danh sách.

Hình 7: Xem thông tin khách hàng, sản phẩm, số lượng, đơn giá, phí dịch vụ và tiền xuất hóa đơn.
Hình 7. Cửa sổ Chi tiết Đơn hàng
Mở ảnh gốc
Cửa sổ Chi tiết Đơn hàng

C. Cửa sổ Chọn Shop Đồng bộ (Modal Select Shop):

Mục đích: Cho phép người dùng chủ động chọn gian hàng cụ thể cần tải dữ liệu đơn hàng mới từ sàn về hệ thống.

Cách dùng: Bấm nút “Đồng bộ”, tích chọn shop muốn lấy đơn và nhấn “Xác nhận đồng bộ”.

Hình 8: Tích chọn gian hàng cần lấy dữ liệu đơn hàng mới và xác nhận đồng bộ.
Hình 8. Cửa sổ Chọn Shop để đồng bộ
Mở ảnh gốc
Cửa sổ Chọn Shop để đồng bộ
03

3. Tạo hóa đơn bán hàng từ đơn hàng TMĐT

Hệ thống hỗ trợ lập hóa đơn cho từng đơn hàng lẻ hoặc gộp nhiều đơn hàng để xuất 1 hóa đơn chung.

Cách 1: Tạo hóa đơn cho từng đơn hàng lẻ

Thực hiện: Tại danh sách đơn hàng, tìm đơn cần tạo và bấm nút “+ Tạo HĐ” ở cột Hóa đơn. Nhập thông tin và bấm Xác nhận.

Cách 2: Gộp nhiều đơn hàng tạo 1 hóa đơn tổng (Tạo hàng loạt)

  1. Bước 1: Tích chọn vào ô vuông ở đầu các dòng đơn hàng bạn muốn gộp.
  2. Bước 2: Thanh công cụ màu xanh lá KKVAT sẽ xuất hiện phía trên. Bấm nút “Tạo nháp hàng loạt”.
  3. Bước 3: Cửa sổ “Tạo hóa đơn điện tử nháp” mở ra. Chọn Ký hiệu hóa đơn, Thuế suất VAT (%), Hình thức thanh toán, các tùy chọn giảm giá và nhấn “Tạo nháp”.

Chi tiết Cửa sổ Tạo Hóa đơn Nháp

Mục đích: Cấu hình ký hiệu hóa đơn, thuế VAT (%), hình thức thanh toán và tự động phân bổ mã giảm giá của Shop khi khởi tạo hóa đơn điện tử nháp từ đơn hàng sàn.

Đặc điểm: Hỗ trợ gộp nhiều đơn hàng thành 1 hóa đơn duy nhất và ngăn chặn tạo trùng lặp.

Hình 9: Chọn ký hiệu hóa đơn, thuế VAT, hình thức thanh toán và các tùy chọn giảm giá trước khi tạo nháp.
Hình 9. Cửa sổ Tạo hóa đơn điện tử nháp
Mở ảnh gốc
Cửa sổ Tạo hóa đơn điện tử nháp
04

4. Một số lưu ý quan trọng dành cho người dùng

Kiểm tra trạng thái kết nối và trạng thái đơn hàng trước khi tạo hóa đơn.

Thời hạn kết nối Gian hàng: Quyền kết nối từ các Sàn có thời hạn theo quy định của Sàn. Nếu thấy trạng thái “Hết hạn”, bạn chỉ cần bấm “Kết nối lại” và đăng nhập lại tài khoản.
Thời điểm xuất Hóa đơn: Khuyên dùng: Nên tạo hóa đơn cho các đơn hàng ở trạng thái “Hoàn thành” hoặc “Đã chuyển tiền” để đảm bảo ghi nhận đúng doanh thu thực tế.
Tránh trùng lặp hóa đơn: Hệ thống tự động ngăn chặn tạo hóa đơn lặp cho cùng một đơn hàng sàn. Mỗi đơn hàng chỉ thuộc duy nhất 01 hóa đơn.