KKVAT • Hướng dẫn thao tác hóa đơn điện tử Hướng dẫn tạo, xem và ký phát hành hóa đơn điện tử Tài liệu được trình bày theo từng bước, có ảnh minh họa rõ ràng. Bấm trực tiếp vào ảnh để mở ảnh lớn bằng CSS, không dùng JavaScript. 01 Truy cập chức năng tạo mới hóa đơn Vào mục Quản lý hóa đơn, chọn Tạo mới hóa đơn điện tử để bắt đầu lập hóa đơn. Bước 1Vào menu Quản lý hóa đơn. Bước 2Chọn Tạo mới hóa đơn điện tử. Bước 3Kiểm tra mẫu số, ký hiệu và thông tin đơn vị phát hành trước khi nhập dữ liệu. Bấm vào ảnh để xem lớn Màn hình quản lý hóa đơn và chức năng tạo mới hóa đơn điện tử × 01. Truy cập chức năng tạo mới hóa đơn Phóng toThu nhỏ Mở ảnh gốc Đóng 02 Nhập thông tin hóa đơn và khách hàng Nhập mã số thuế khách hàng rồi nhấn tìm kiếm. Hệ thống chỉ tự động lấy Tên đơn vị và Địa chỉ; các thông tin còn lại cần nhập thủ công. Thao tác chính Nhập mã số thuế của khách hàng. Nhấn nút Tìm kiếm. Hệ thống tự động lấy Tên đơn vị và Địa chỉ. Các trường còn lại như người mua hàng, số điện thoại, email, hình thức thanh toán… cần nhập thủ công theo thực tế. Lưu ý khi không tra cứu được MST Nếu nhập mã số thuế nhưng hệ thống không lấy được thông tin, vui lòng nhập thủ công Tên đơn vị và Địa chỉ của khách hàng. Bấm vào ảnh để xem lớn Màn hình nhập mã số thuế, tra cứu thông tin khách hàng và điền các thông tin còn lại × 02. Nhập thông tin hóa đơn và khách hàng Phóng toThu nhỏ Mở ảnh gốc Đóng 03 Chọn mục Tính chất hàng hóa / dịch vụ Tại cột Tính chất, chọn đúng bản chất nghiệp vụ của từng dòng hàng hóa hoặc dịch vụ để hóa đơn hiển thị đúng thông tin. Các lựa chọn thường gặp Hàng hóa, dịch vụ: lựa chọn mặc định cho hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường. Khuyến mại: dùng cho hàng hóa, dịch vụ khuyến mại hoặc tặng kèm. Chiết khấu thương mại: dùng khi phát sinh khoản giảm giá hoặc chiết khấu theo chính sách bán hàng. Ghi chú, diễn giải: dùng để bổ sung nội dung ghi chú hoặc diễn giải thêm trên hóa đơn. Trường hợp đặc thù HH đặc trưng - Dịch vụ vận chuyển: áp dụng cho dịch vụ vận tải, vận chuyển. HH đặc trưng - Hàng hóa là xe ô tô, xe mô tô: dùng khi xuất hóa đơn cho ô tô, xe máy và cần khai đủ thông tin đặc thù. HH đặc trưng - Dịch vụ vận chuyển trên nền tảng số, TMĐT: áp dụng cho dịch vụ phát sinh qua ứng dụng, sàn TMĐT hoặc nền tảng số. Bấm vào ảnh để xem lớn Hướng dẫn chọn mục Tính chất trong danh sách hàng hóa, dịch vụ × 03. Chọn mục Tính chất hàng hóa / dịch vụ Phóng toThu nhỏ Mở ảnh gốc Đóng 04 Các nút chức năng trong danh sách hàng hóa Các nút trong khu vực danh sách hàng hóa, dịch vụ hỗ trợ thêm dòng, tải dữ liệu và kiểm tra thông tin trước khi lưu hóa đơn. Chiết khấu theo từng mặt hàng: bật khi cần áp dụng chiết khấu riêng cho từng dòng hàng hóa. Tra cứu mặt hàng giảm thuế: tra cứu hàng hóa thuộc diện giảm thuế theo quy định. Thêm dòng: thêm một dòng hàng hóa hoặc dịch vụ mới. Upload hàng hóa dịch vụ: tải danh sách hàng hóa, dịch vụ từ file lên hệ thống. Thêm nhanh hàng hóa, dịch vụ: thêm nhanh thông tin hàng hóa, dịch vụ thường dùng. Lưu & Xem hóa đơn: lưu dữ liệu và xem trước hóa đơn trước khi phát hành. Lưu hóa đơn nháp: lưu tạm hóa đơn để chỉnh sửa hoặc phát hành sau. Bấm vào ảnh để xem lớn Giới thiệu các nút chức năng trong phần danh sách hàng hóa, dịch vụ × 04. Các nút chức năng trong danh sách hàng hóa Phóng toThu nhỏ Mở ảnh gốc Đóng 05 Lưu và xem hóa đơn nháp Sau khi nhập xong thông tin, nhấn Lưu & Xem hóa đơn để hệ thống hiển thị tờ hóa đơn nháp cho người dùng kiểm tra. Kiểm tra thông tinRà soát thông tin người bán, người mua, hàng hóa, số tiền và thuế suất. In hóa đơnDùng để in tờ hóa đơn đang hiển thị. Tải file PDFDùng để tải hóa đơn dưới dạng file PDF về máy. Bấm vào ảnh để xem lớn Màn hình xem hóa đơn nháp sau khi nhấn Lưu & Xem hóa đơn × 05. Lưu và xem hóa đơn nháp Phóng toThu nhỏ Mở ảnh gốc Đóng 06 Ký phát hành hóa đơn hàng loạt Vào Danh sách hóa đơn, tích chọn hóa đơn cần phát hành, sau đó nhấn Ký hàng loạt. Bước 1Trong menu Quản lý hóa đơn, chọn Danh sách hóa đơn. Bước 2Tích vào ô chọn tại các hóa đơn cần ký. Bước 3Nhấn Ký hàng loạt để ký và phát hành nhiều hóa đơn cùng lúc. Bấm vào ảnh để xem lớn Hướng dẫn ký phát hành hóa đơn hàng loạt × 06. Ký phát hành hóa đơn hàng loạt Phóng toThu nhỏ Mở ảnh gốc Đóng 07 Xem hóa đơn từ danh sách hóa đơn Ngoài ký hàng loạt, người dùng có thể xem từng hóa đơn từ danh sách hóa đơn bằng cách chọn dấu ba chấm, sau đó nhấn biểu tượng con mắt. Bước 1Chọn dấu 3 chấm tại dòng hóa đơn cần xem. Bước 2Nhấn biểu tượng con mắt để mở hóa đơn. Bước 3Hệ thống hiển thị màn hình xem hóa đơn và các nút chức năng liên quan. Bấm vào ảnh để xem lớn Hướng dẫn xem hóa đơn bằng dấu ba chấm và biểu tượng con mắt × 07. Xem hóa đơn từ danh sách hóa đơn Phóng toThu nhỏ Mở ảnh gốc Đóng 08 Các nút trên màn hình xem hóa đơn Sau khi nhấn biểu tượng con mắt, hệ thống hiển thị màn hình xem hóa đơn và các nút chức năng bên dưới. Đóng: đóng màn hình xem hóa đơn. Ký phát hành: ký số và phát hành hóa đơn lên cơ quan thuế. Tạo bản sao: tạo một bản sao của hóa đơn để sử dụng lại. Chụp hóa đơn: lưu nhanh hình ảnh hóa đơn đang hiển thị. In hóa đơn: in hóa đơn ra giấy. Tải file PDF: tải hóa đơn dưới dạng file PDF. Chỉnh sửa: quay lại để chỉnh sửa nội dung hóa đơn trước khi phát hành. Bấm vào ảnh để xem lớn Giới thiệu các nút trên màn hình xem hóa đơn điện tử × 08. Các nút trên màn hình xem hóa đơn Phóng toThu nhỏ Mở ảnh gốc Đóng