KKVAT • Hướng dẫn thao tác hóa đơn điện tử

Hướng dẫn tạo, xem và ký phát hành hóa đơn điện tử

Tài liệu được trình bày theo từng bước, có ảnh minh họa rõ ràng. Bấm trực tiếp vào ảnh để mở ảnh lớn bằng CSS, không dùng JavaScript.

Truy cập chức năng tạo mới hóa đơn

Vào mục Quản lý hóa đơn, chọn Tạo mới hóa đơn điện tử để bắt đầu lập hóa đơn.

Bước 1Vào menu Quản lý hóa đơn.

Bước 2Chọn Tạo mới hóa đơn điện tử.

Bước 3Kiểm tra mẫu số, ký hiệu và thông tin đơn vị phát hành trước khi nhập dữ liệu.

Màn hình quản lý hóa đơn và chức năng tạo mới hóa đơn điện tử

Nhập thông tin hóa đơn và khách hàng

Nhập mã số thuế khách hàng rồi nhấn tìm kiếm. Hệ thống chỉ tự động lấy Tên đơn vị và Địa chỉ; các thông tin còn lại cần nhập thủ công.

Thao tác chính

Nhập mã số thuế của khách hàng.
Nhấn nút Tìm kiếm.
Hệ thống tự động lấy Tên đơn vị và Địa chỉ.
Các trường còn lại như người mua hàng, số điện thoại, email, hình thức thanh toán… cần nhập thủ công theo thực tế.

Lưu ý khi không tra cứu được MST

Nếu nhập mã số thuế nhưng hệ thống không lấy được thông tin, vui lòng nhập thủ công Tên đơn vị và Địa chỉ của khách hàng.

Màn hình nhập mã số thuế, tra cứu thông tin khách hàng và điền các thông tin còn lại

Chọn mục Tính chất hàng hóa / dịch vụ

Tại cột Tính chất, chọn đúng bản chất nghiệp vụ của từng dòng hàng hóa hoặc dịch vụ để hóa đơn hiển thị đúng thông tin.

Các lựa chọn thường gặp

Hàng hóa, dịch vụ: lựa chọn mặc định cho hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường.
Khuyến mại: dùng cho hàng hóa, dịch vụ khuyến mại hoặc tặng kèm.
Chiết khấu thương mại: dùng khi phát sinh khoản giảm giá hoặc chiết khấu theo chính sách bán hàng.
Ghi chú, diễn giải: dùng để bổ sung nội dung ghi chú hoặc diễn giải thêm trên hóa đơn.

Trường hợp đặc thù

HH đặc trưng - Dịch vụ vận chuyển: áp dụng cho dịch vụ vận tải, vận chuyển.
HH đặc trưng - Hàng hóa là xe ô tô, xe mô tô: dùng khi xuất hóa đơn cho ô tô, xe máy và cần khai đủ thông tin đặc thù.
HH đặc trưng - Dịch vụ vận chuyển trên nền tảng số, TMĐT: áp dụng cho dịch vụ phát sinh qua ứng dụng, sàn TMĐT hoặc nền tảng số.

Hướng dẫn chọn mục Tính chất trong danh sách hàng hóa, dịch vụ

Các nút chức năng trong danh sách hàng hóa

Các nút trong khu vực danh sách hàng hóa, dịch vụ hỗ trợ thêm dòng, tải dữ liệu và kiểm tra thông tin trước khi lưu hóa đơn.

Chiết khấu theo từng mặt hàng: bật khi cần áp dụng chiết khấu riêng cho từng dòng hàng hóa.

Tra cứu mặt hàng giảm thuế: tra cứu hàng hóa thuộc diện giảm thuế theo quy định.

Thêm dòng: thêm một dòng hàng hóa hoặc dịch vụ mới.

Upload hàng hóa dịch vụ: tải danh sách hàng hóa, dịch vụ từ file lên hệ thống.

Thêm nhanh hàng hóa, dịch vụ: thêm nhanh thông tin hàng hóa, dịch vụ thường dùng.

Lưu & Xem hóa đơn: lưu dữ liệu và xem trước hóa đơn trước khi phát hành.

Lưu hóa đơn nháp: lưu tạm hóa đơn để chỉnh sửa hoặc phát hành sau.

Giới thiệu các nút chức năng trong phần danh sách hàng hóa, dịch vụ

Lưu và xem hóa đơn nháp

Sau khi nhập xong thông tin, nhấn Lưu & Xem hóa đơn để hệ thống hiển thị tờ hóa đơn nháp cho người dùng kiểm tra.

Kiểm tra thông tinRà soát thông tin người bán, người mua, hàng hóa, số tiền và thuế suất.

In hóa đơnDùng để in tờ hóa đơn đang hiển thị.

Tải file PDFDùng để tải hóa đơn dưới dạng file PDF về máy.

Màn hình xem hóa đơn nháp sau khi nhấn Lưu và Xem hóa đơn — Màn hình xem hóa đơn nháp sau khi nhấn Lưu & Xem hóa đơn

Ký phát hành hóa đơn hàng loạt

Vào Danh sách hóa đơn, tích chọn hóa đơn cần phát hành, sau đó nhấn Ký hàng loạt.

Bước 1Trong menu Quản lý hóa đơn, chọn Danh sách hóa đơn.

Bước 2Tích vào ô chọn tại các hóa đơn cần ký.

Bước 3Nhấn Ký hàng loạt để ký và phát hành nhiều hóa đơn cùng lúc.

Hướng dẫn ký phát hành hóa đơn hàng loạt

Xem hóa đơn từ danh sách hóa đơn

Ngoài ký hàng loạt, người dùng có thể xem từng hóa đơn từ danh sách hóa đơn bằng cách chọn dấu ba chấm, sau đó nhấn biểu tượng con mắt.

Bước 1Chọn dấu 3 chấm tại dòng hóa đơn cần xem.

Bước 2Nhấn biểu tượng con mắt để mở hóa đơn.

Bước 3Hệ thống hiển thị màn hình xem hóa đơn và các nút chức năng liên quan.

Hướng dẫn xem hóa đơn bằng dấu ba chấm và biểu tượng con mắt

Các nút trên màn hình xem hóa đơn

Sau khi nhấn biểu tượng con mắt, hệ thống hiển thị màn hình xem hóa đơn và các nút chức năng bên dưới.

Đóng: đóng màn hình xem hóa đơn.

Ký phát hành: ký số và phát hành hóa đơn lên cơ quan thuế.

Tạo bản sao: tạo một bản sao của hóa đơn để sử dụng lại.

Chụp hóa đơn: lưu nhanh hình ảnh hóa đơn đang hiển thị.

In hóa đơn: in hóa đơn ra giấy.

Tải file PDF: tải hóa đơn dưới dạng file PDF.

Chỉnh sửa: quay lại để chỉnh sửa nội dung hóa đơn trước khi phát hành.

Giới thiệu các nút trên màn hình xem hóa đơn điện tử

Hướng dẫn xuất hóa đơn GTGT